Engager une assistante virtuelle : le processus à suivre (partie 1)

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Tu as de grands projets. 

Tu as de grands objectifs. 

Mais ça, c’est pour plus tard. Toi, tu as des problèmes à régler aujourd’hui. 

Et ton problème le plus actuel, c’est de développer ton business en ligne au quotidien. 

Avant de te donner des réponses, j’ai quelques questions pour toi. 💭

As-tu l’impression d’avoir de grandes idées pour ton business mais personne pour réellement t’aider à les mettre en oeuvre ? 

As-tu déjà travaillé 11 à 12 heures par jour afin de tout juste t’occuper de tout ce qu’il y avait à faire, sans pour autant avoir l’impression d’avoir fait de grandes choses ? 

Si ta réponse est oui, je peux t’aider.

Embaucher un assistant virtuel, que j’appelle aussi VA pour virtual assistant, va changer la forme et le modèle de ton entreprise de multiples manières. Lorsque j’ai commencé à travailler avec des assistants virtuels, mon business a pris une toute autre envergure.

Quel est le rôle d’un assistant virtuel

Que ce soit dans tes tâches quotidiennes, tes tâches répétitives, dans tes actions marketing ou de vente, dans la gestion de tes tâches administratives, un assistant virtuel va te faire gagner énormément de temps.

Un assistant virtuel va t’aider à devenir plus efficace et à développer ton business de façon exponentielle.

Tu vas pouvoir déléguer toutes ces tâches afin de gagner du temps pour te concentrer sur les tâches les plus importantes pour toi, c’est à dire les plus génératrices de revenus directs. Imagine te priver de cette opportunité. 🤐

Tu l’as compris,

Je n'envisage pas un business en ligne rentable et en développement sans délégation. Cliquez pour tweeter

Les assistants virtuels peuvent aussi t’aider à retrouver une vie personnelle, en t’aidant à retrouver les moments de liberté que tu as perdu en gérant ton business 6 jours sur 7. 

Les tâches que peuvent faire un assistant virtuel sont nombreuses, à commencer par toutes les petites choses que tu effectues chaque jour pour garder le contrôle sur ton business, alors que c’est bien souvent ton business qui contrôle ta vie.

Des exemples de tâches que peut faire un assistant virtuel :

• Travail administratif (prise de rendez-vous, organisation de documents…)
• Transcriptions (d’interviews, de vidéos, de podcasts…)
• Mise en page et publications sur WordPress (et YouTube, Vimeo, Libsyn…)
• Préparation de tes présentations
• Création de documents (visuels, templates…)
• Community management (gestion de tes réseaux sociaux, planning éditoriaux…)
• E-mailing (mise en place de tes auto-répondeurs…)
• Du développement et du code si c’est un assistant virtuel spécialisé en technique
• Du marketing et des techniques de vente plus poussées si c’est un assistant spécialisé en marketing
• Etc.

Seulement engager un ou une assistante virtuelle n’est pas quelque chose qui se fait du jour au lendemain. 

Engager un bon VA requiert une certaine méthode et quelques recherches approfondies. L’enjeu est de trouver l’assistant qui correspond le mieux à ton business (et vice versa) et qui saura le mieux répondre aux types de tâches que tu lui confieras.  

Du fait que ton assistant virtuel habite probablement dans un pays étranger (car peu ou pas d’offres en France et coût du travail un peu cher mais j’y reviendrai ultérieurement), que tu n’ai pas de contact physique avec lui (tout se passe virtuellement) et qu’il n’a peut-être pas la même culture que toi rendent la prospection d’un VA assez ardue.

Sur le Youngpreneur Podcast et avec mes clients entrepreneurs, je travaille régulièrement avec une équipe d’assistants virtuels depuis les Philippines, Madagascar et maintenant en France (je reviendrai plus tard sur les zones géographiques car c’est important). Et autant te le dire : j’adore mon équipe de VA qui rend mon rôle d’online business manager tous les jours plus passionnant. 

Parce que je suis depuis convaincue de la valeur ajoutée que peut apporter d’avoir une personne à ses côtés et que je crois à l’efficacité des assistants virtuels, je veux partager avec toi le processus et les étapes qui pourront t’amener à faire de même. 

Au cours des prochaines semaines, je vais publier un série d’articles sur l’embauche d’un assistant virtuel : du processus, à la définition du rôle, à la prospection en passant par la rémunération jusqu’à la collaboration finale.

Ce premier article va se concentrer sur le processus.  

Les questions à poser lors de l’entretien  

Voici le modèle de questions que j’utilise moi-même lors des entretiens avec les candidats assistants virtuels. Pour le modèle en intégralité, j’ai tout agrégé dans une checklist que je mettrai en ligne à la fin de cette série de billets. 

Les questions et sujets à aborder n’ont pas d’ordre particulier. 

1. Vérifie qu’ils comprennent leur taux de rémunération et les heures qu’ils vont effectuer avec toi 

Lorsque tu vas embaucher un assistant virtuel, tu vas potentiellement embaucher quelqu’un qui n’a pas le même fuseau horaire que toi. Par conséquent, si tu as besoin d’un assistant qui travaille en même temps que tes heures de travail heure française, cela peut vite devenir très contraignant pour l’assistant virtuel. 

Tu dois faire en sorte d’être clair sur les horaires de travail et le nombre d’heures de travail à effectuer chaque jour. C’est très important. 

Tu auras également besoin d’être clair sur le taux de rémunération que tu engages, que l’assistant soit aussi à l’aise que toi.

Mon conseil : je paie mes assistantes virtuels via Paypal deux fois par mois : le 1er et le 15 du mois. 

2. Parle-leur de ton entreprise

Ils ont peut-être déjà eu quelques informations sur toi et ton entreprise sur la description du poste que tu as rédigé mais dès le début de l’entretien tu dois te présenter, présenter ton business et ton fonctionnement. Pourquoi fais-tu cette activité ? Pourquoi es-tu à la recherche d’un assistant virtuel ? Il doit tout de suite comprendre dans quel univers il va s’investir. 

Mon conseil : préparer un court document PDF qui récapitule l’histoire de ton business, ce que tu fais, quels sont tes projets etc. Tu pourras remettre ce document à chaque candidat afin qu’il le lise consciencieusement. Il est impératif qu’il sache ce que tu fais pour apporter la meilleure réponse à ton besoin.

3. Quels sont leurs autres engagements ?

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Lorsque j’ai commencé à rechercher des assistants virtuels pour mon business et celui de mes clients, je savais que je voulais un profil de VA pleinement intégré à mon équipe. C’est à dire, un assistant à temps plein, qui n’est pas contractuellement engagé avec une autre société.

La raison de cela ? Je veux quelqu’un de 100% concentré sur mes activités.

J’aime que mes assistants soient – et se sentent – comme des membres à part entière de mon équipe. J’investis beaucoup de temps, d’enthousiasme et d’énergie dans mon business, et je veux que mes assistants fassent de même.

Si tu es à la recherche d’un assistant plus flexible, qui travaille à temps-partiel pour toi, tu n’es pas obligé de demander aux candidats s’ils ont déjà d’autres engagements à côté. C’est bien aussi.

4. Combien de temps ont-ils été employés auparavant, et pourquoi ils ont quitté cet emploi ?

C’est une question vraiment très importante car la réponse peut t’aiguiller sur le fait que cet assistant virtuel n’est pas stable ou tout simplement pas compétent. Obtenir des recommandations d’un précédent employeur est souvent pertinent, notamment si cet employeur est également un entrepreneur. Visiter le profil LinkedIn du candidat est aussi judicieux.

5. Quels sont leurs formations ? leurs compétences ?

A partir du moment où tu décides d’engager un assistant virtuel pour t’aider dans certaines tâches de ton business, tu dois décider des compétences requises pour ce poste.

Il y a différentes façons de procéder :

Tu peux engager une personne déjà extrêmement compétente et expérimentée dans les tâches que tu lui confies. C’est à dire quelqu’un qui a déjà travaillé pour des entrepreneurs sur un marché similaire au tien. Son taux de rémunération sera plus élevé mais dès le début de sa mission, elle est 100% opérationnelle pour te dégager du temps et donc t’aider à développer ton business.

Ou tu peux engager une assistante moins compétente car pas ou peu formée. À toi de lui fournir tes processus de travail et tout ce qui est nécessaire à une formation en bonne et due forme (des vidéos, des formations achetées, des masterclass…). Ce type d’assistante aura un taux de rémunération moins élevé.

Seulement au début, tu devras rémunérer (le contraire est une aberration pour moi car tout travail mérite salaire, et une formation, c’est du travail) une assistante qui se forme et donc qui est peu rentable les premiers mois. C’est souvent un pari sur l’avenir car une fois formée à ton business et à tes processus, elle sera performante.

6. Quels sont leurs passe-temps ? et ont-ils une famille ?

Je pense qu’apprendre à connaître ton assistant virtuel à un niveau plus personnel est important. En savoir plus sur leur personnalité démontre déjà que tu es également à leur écoute. Cela se répercutera automatiquement sur votre relation de travail.

7. Comment gèrent-ils les situations difficiles, comme quand ils pourraient avoir des questions ou ne pas savoir comment accomplir une tâche ?

L’objectif premier quand on embauche un assistant virtuel est qu’il puisse effectuer un certain nombre de tâches, de façon à ce que toi, tu n’es plus besoin de les faire. Aussi, j’attends naturellement quelqu’un qui n’a pas peur de se heurter à des situations difficiles et surtout, qui n’abandonnera pas à la première difficulté venue.

Tu sais comme moi que le quotidien d’un entrepreneur n’est pas tout rose et qu’on se retrouve régulièrement dans des périodes de rush, avec de multiples problèmes qui nous tombent dessus. Mon assistant virtuel doit être aussi enthousiaste et déterminé que moi. Il ne doit pas avoir peur de me poser des questions lorsqu’il rencontre un problème sans pour autant me distraire toute la journée avec des centaines de questions. Il doit aussi être indépendant et réactif de nature et chercher des solutions par lui-même, sans pour autant passer la journée sur Google (contre-productif  et non-rentable). Un bon assistant virtuel doit trouver le juste milieu et c’est ton rôle d’être clair sur ce point.

C’est pourquoi cette partie de l’entretien est déterminante.

8. Pourquoi ils veulent ce travail ?

Question claire et simple mais efficace et très révélatrice 🙂

C’est la partie où j’arrive complètement à me connecter avec le candidat (ou non!). S’il ne peut pas s’exprimer sur la raison qui le motive à travailler pour ton business, alors c’est qu’il n’est probablement pas le bon. 

Savoir si l’assistant virtuel correspond à ton type de business.

Une fois que tu as terminé le processus d’entretien, bien souvent tu sais déjà si tu as accroché ou pas. 

Si tu as posé les bonnes questions, à la fin de ton skype, tu sauras si oui ou non ce candidat est celui qui correspond à ton business. Tu vas également sentir s’il a lui aussi accroché à ton entreprise et à ta personnalité ou non. Tu dois être la bonne personne pour lui aussi. 

Pour en être sûr, le mieux est encore de lui demander! Et puis de lui demander à nouveau.

Le candidat était-il à l’aise durant votre échange ? (Tu dois aussi prendre en considération si oui ou non il a une culture et des coutumes différentes des tiennes).

Sachant que tu te connais et que tu connais tes défauts, penses-tu que cette personne pourra être en harmonie avec ta façon de travailler ?

Comment a t-il réagi lorsque tu lui a parlé de ton business et tes objectifs ? Intéressé ? Ennuyé ?

Lorsque je travaillais avec une entrepreneur à plein temps il y a plusieurs mois, bien que nous avions différentes assistantes virtuelles, l’une d’entre elles avait naturellement d’excellentes capacités pour ce job. Et j’ai tout de suite su que sa personnalité, sa passion et son enthousiasme correspondaient exactement au profil idéal qu’il faut pour ce poste.

Où trouver son assistant virtuel ?

Rechercher un assistant virtuel, qui plus est qui parle français est un travail épuisant. Je le sais car je suis passé par là. L’offre sur le marché francophone est minime et il faut généralement soit passer des heures avant de tomber sur un profil intéressant ou passer par des plates-formes anglosaxonnes avec la probabilité de ne pas trouve d’assistants parlant français. 

En tant qu’online business manager, j’ai construis ces derniers mois, une petite équipe d’assistantes virtuelles free-lances que j’ai formé à mes processus. Des assistants virtuels à qui on peut faire confiance. Qui sont qualifiés pour les missions qui incombent à un assistant virtuel dédié à l’entreprenariat en ligne..

Mes recherches pour toi sont basées directement sur tes critères de recherche et sur la spécificité de ton business.  

Contacte-moi directement pour plus d’information. 

Mise à jour :

Je suis heureuse de vous présenter la première formation avancée d’assistant virtuel. Inscriptions sur cette page.